Внедрение ЛИМС: перемены в деятельности сотрудников предприятия (на примере внедрения ЛИМС I-LDS на ОАО «Березниковский содовый завод»)
Внедрение лабораторной информационной менеджмент-системы (ЛИМС) – это сложный итерационный процесс, успех которого зависит не только от компетенции и опыта исполнителя, но и во многом определяется заинтересованностью сотрудников заказчика, эффективностью их взаимодействия. В статье представлен опыт внедрения ЛИМС I-LDS на ОАО «Березниковский содовый завод» и показано как в ходе выполнения проекта перестраивались взаимоотношения сотрудников, повышалась их заинтересованность в реализации предлагаемых изменений, как в целом отразилось появление ЛИМС на работе специалистов завода.
Ключевые слова: ЛИМС, лабораторная информационная менеджмент-система, ИндаСофт, ОАО «Березниковский содовый завод», лаборатории, мотивация персонала, служба контроля качества.
ОАО «Березниковский содовый завод» – старейший производитель кальцинированной соды на территории СНГ – основан в 1883 г. Предприятие занимает третье место по объему выпуска соды в России. Продукция завода отмечена престижными наградами и дипломами.
В конце 2010 г. лаборатории предприятия, выполняющие входной, производственный и приемочный контроль продукции были объединены в единое подразделение – службу контроля качества – с целью централизации функций управления качеством и контроля.
На основании анализа работы лабораторий службой контроля качества были сделаны выводы о нецелесообразности расходов материальных, временных и людских ресурсов на:
ведение огромного количества документов;
переписывание данных из одного документа в другой, исправление возникающих при этом ошибок;
расчеты, проводимые практически вручную;
телефонные переговоры с сотрудниками технологической службы, далеко не всегда заканчивающиеся обоюдным взаимопониманием.
Так, время, затрачиваемое на выполнение перечисленных работ, в одной из лабораторий предприятия составляло в среднем от 20 до 30 % от общего количества рабочих часов. Исключение этих операций позволило бы повысить производительность труда сотрудников лаборатории до 20 % и увеличить количество выполняемых испытаний на 20 %.
Осознавая это, руководство предприятия и служба контроля качества приняли решение о приобретении и внедрении лабораторно-информационной управляющей системы компании «ИндаСофт».
ООО «ИндаСофт» уже более 15 лет занимается внедрением систем оперативного управления производством (MES) и лабораторных информационных менеджмент-систем (ЛИМС). Одной из наиболее удачных и востребованных разработок компании стала ЛИМС I-LDS. На сегодняшний день в России и СНГ успешно реализовано уже более 15 проектов по ее внедрению.
Опыт разработки и адаптации систем автоматизации деятельности лабораторий ООО «ИндаСофт» позволил в кратчайшие сроки (семь месяцев) успешно реализовать весь запланированный объем работ и обеспечить выполнение задач по улучшению деятельности предприятия, а именно:
упорядочить методическую базу работы лабораторий;
сократить затраты времени персонала на ведение бумажных записей, вычисление расчетных параметров при анализе проб, формирование выходных документов;
повысить достоверность лабораторных данных;
организовать централизованное, долгосрочное хранение данных;
обеспечить оперативный доступ к результатам лабораторных анализов со стороны производственных служб.
Первый этап внедрения
Один из основных этапов внедрения ЛИМС I-LDS – сбор данных и конфигурирование системы (рис. 1). Данный этап является одним из наиболее значимых, поскольку от полноты, достоверности и своевременности предоставления разработчику информации зависит успешность всего мероприятия. Однако, данный этап является и наиболее сложным, поскольку в этот период лишь очень незначительное количество сотрудников предприятия хорошо представляют себе цель данного процесса и заинтересовано в выполнении новых обязанностей.
Рис. 1. Подход ЛИМС I-LDS к организации основного процесса – ввода данных
1. В ЛИМС создается ряд справочников: точки контроля, продукты, методики. Соответственно, при регистрации пробы всегда указывается продукт, точка контроля и набор используемых методик. В методиках содержится вся информация, необходимая для обеспечения корректного ввода данных: состав показателей, алгоритмы их расчетов, диапазоны измерения, характеристики погрешности и др.
2. На основании введенных базовых данных в ЛИМС конфигурируется график аналитического контроля. По нему системой будут автоматически создаваться задания на анализ проб. Однако пользователи могут создавать «задания», не предусмотренные графиком.
3. Специалисты, которым назначаются задания, регистрируют пробы, вводят результаты анализа и авторизуют их.
4. Все результаты сохраняются в базе данных – едином хранилище – и впоследствии могут быть использованы для формирования выходных документов (журналов, протоколов).
На схеме также продемонстрированы возможности автоматизированных рабочих мест (АРМ):
АРМ инженера: конфигурирование, ввод данных и просмотр;
АРМ лаборанта: ввод данных и просмотр;
АРМ просмотра: просмотр выходных документов.
На этом этапе руководитель проекта со стороны предприятия должен не просто координировать работы, контролировать соблюдение сроков, но и привлечь единомышленников, позитивно настроенных сотрудников. Это могут быть инженеры, лаборанты и т.д. В дальнейшем эти специалисты передают настрой и опыт коллегам, а сами работы обретают системный характер.
На данном этапе, длительностью в три месяца, в метаданные ЛИМС была занесена следующая информация:
Еще одним важным достижением данного этапа явилось осознание необходимости внедрения проекта и его пользы практически всеми инженерно-техническими работниками службы контроля качества и некоторыми контролерами и лаборантами, еще активно не привлекаемыми к работам по внедрению ЛИМС. Рис. 2. Интерфейс базы данных методик в рамках ЛИМС Рис. 3. Интерфейс лабораторного журнала в ЛИМС
Второй этап внедрения
В сентябре 2012 г. был осуществлен запуск ЛИМС в пробную эксплуатацию в лабораториях службы контроля качества. Предварительно были подготовлены все материальные ресурсы: закончены работы по созданию корпоративной сети передачи данных и установлены персональные компьютеры, отвечающие требованиям ЛИМС.
Для своевременного выявления не точностей в построении элементов ЛИМС и в целях предотвращения распространения ошибок был выбран алгоритм последовательного внедрения ЛИМС в лаборатории. На этом этапе проводилось также и обучение персонала.
Необходимо отметить, что степень охвата специалистов обучением работе в ЛИМС имеет очень важное значение, так же, как и доступность восприятия необходимых для них знаний и навыков (за этот вопрос отвечал руководитель проекта со стороны компании «ИндаСофт»).
Учитывая сменный график работы, отпуска, вероятность болезни контролеров, лаборантов и химиков, руководство службы контроля качества ОАО «Березниковский содовый завод» смогло грамотно спланировать график обучения. В результате около 80 % персонала лабораторий прошло обучение работе в ЛИМС своевременно, причем не нарушая действующие на предприятии графики аналитического контроля, что также помогло адаптироваться к изменениям привычной деятельности.
Стоит отметить, что уже на первых этапах внедрения в ОАО «Березниковский содовый завод» проявились «передовики»: сотрудники лаборатории контроля качества готовой продукции и сырья, а также отбирающие пробы продуктов контролеры, работающие непосредственно со специалистами данной лаборатории. Сотрудники этих подразделений наиболее охотно, быстро и слаженно перешли к новому порядку работы. Возможно высокая квалификация этих специалистов, а также осознание ими роли «арбитров» в конечном итоге способствовали высокой результативности работы в ЛИМС. Так, только за первый месяц функционирования ЛИМС (к концу октября 2012 г.) персоналом данной лаборатории было сохранено более 5400 результатов контроля.
За две-три недели сотрудники указанной лаборатории отказались от расчетов на калькуляторе, что психологически было сделать крайне сложно. В дальнейшем последовал отказ от «бумажного» ведения большей части записей, а также переход на автоматическое формирование протоколов (рис. 4) и паспортов качества по результатам испытаний. Это позволило значительно сэкономить время. В итоге к концу 2012 г. из девяти журналов этой лаборатории вручную велись только четыре.
Рис. 4. Пример Формирования печатной формы протокола измерений в ЛИМС
Кроме того, значительно ускорилось взаимодействие контролеров и лаборантов, так как отпала необходимость звонить и записывать результаты испытаний для определения качества продукта той или иной партии. Сотрудники одновременно видят всю требующуюся им информацию и отслеживают ее изменения в режиме он-лайн. Руководство службы контроля качества также получило доступ к необходимым данным по отгружаемой продукции, что позволило им значительно экономить рабочее время. Стоит отметить, что в результате проведенной работы затраты на расчеты, их проверку, ведение документов в лаборатории сократились в два раза. И это не предел.
Необходимо иметь ввиду, что передовой опыт отдельных сотрудников и подразделений способен служить своеобразным «пусковым механизмом» для разворачивания ЛИМС во всех остальных лабораториях и в целом на предприятии, придать уверенность в успехе внедрения, служить ориентиром для сомневающихся в своих силах сотрудников.
Но не весь персонал будет поддерживать идею автоматизации лабораторных процессов. Скорее всего, придется столкнуться с проблемой компьютерной некомпетентности части персонала и даже с принципиальным неприятием некоторыми сотрудниками современных технологий. Задачей руководителей на этапе обучения является выявление таких специалистов с целью повышенного контроля за результатами их деятельности и своевременного устранения допущенных ими ошибок.
Адаптация к работе в ЛИМС
К концу 2012 г. в систему было занесено около 17 000 результатов контроля входящей, промежуточной и готовой продукции, а также результатов санитарного контроля. В ЛИМС работало уже 90 пользователей. Ежедневно не менее 35 пользователей заносили данные в систему или просматривали их (для сравнения: в октябре-ноябре 2012 года количество пользователей, ежедневно пользующихся ЛИМС, составляло не более 15 человек). Все более уверенно работали и сотрудники службы контроля качества, особенно лаборанты производственных лабораторий.
К началу 2013 г. каждые сутки в систему заносится уже более 3100 показателей, в то время как в первые два-три месяца работ лаборанты фиксировали за тот же период не более 200 данных. Такой значительный рост производительности работ в ЛИМС произошел вследствие активного вовлечения в процесс персонала лабораторий, осуществляющих производственный и санитарный контроль. Как и ожидалось, сотрудники, овладевшие новым алгоритмом работ, активно передавали этот опыт своим коллегам.
В начале 2013 г. архив данных содержит уже более 160000 результатов, что позволяет специалистам технологической службы анализировать данные, в том числе и методами математической статистики.
Если в начале внедрения проекта приходилось применять различные меры к конкретным сотрудникам для активизации их деятельности в ЛИМС, то теперь практически все они отказались от трудоемких расчетов, привыкли к работе с компьютерами, научились самостоятельно справляться с мелкими проблемами, возникающими при работе в ЛИМС.
Количество подключений диспетчера к ЛИМС в феврале 2013 г. более чем в 2 раза превысило это же значение в январе. Практически в 2 раза возросла активность обращений к ЛИМС начальников цехов, отделений и смен. Активно использовались данные и возможности ЛИМС для наблюдений и анализа трендов производственных показателей, формирования выводов и рекомендаций по улучшению процессов специалистами-исследователями.
На данном этапе, когда в ЛИМС заносятся практически все данные по результатам контроля, на первый план выступает задача своевременного внесения информации в систему, что позволяет технологическому персоналу оперативно корректировать ведение производственных процессов. Контроль своевременности внесения данных осуществляет руководство службы контроля качества. ЛИМС легко позволяет это делать.
Следующей целью для руководства службы контроля качества и руководителей технологической службы предприятия является отказ от ведения большей части документов (в первую очередь это касается журналов контроля производства), дублирующих записи, имеющиеся в ЛИМС, а также замена процесса передачи данных по телефону на информирование заинтересованных специалистов в рамках ЛИМС.
Традиционная система обмена информацией не позволяет оперативно передавать необходимые для технологов данные, способствует искажению информации, часто приводит к возникновению конфликтов между специалистами и подразделениями предприятия. С учетом этого перевод всей информации о производстве и контроле качества в ЛИМС стал логичным и оправданным шагом.
Так как большинству специалистов технологической службы ОАО «Березниковский содовый завод» необходима довольно сжатая информация о данных аналитического контроля, компания «ИндаСофт» в дополнение к возможности создания в рамках ЛИМС расширенных форм отчетов предоставила возможность персоналу ОАО «Березниковский содовый завод» формировать отчеты в привычном для них виде, максимально приближенном к лабораторным журналам.
Благодаря индивидуальному подходу, профессионально организованному процессу обучения специалистов службы технического контроля и огромной работе по их мотивации многие сотрудники лабораторий уже сейчас широко используют такие возможности ЛИМС как анализ данных, в том числе и статистический, построение различных зависимостей и трендов (рис. 5), внутрилабораторный контроль и формирование отчетов по любым признакам. Рис. 5. Пример статистической обработки результатов измерений в ЛИМС
В настоящее время, после завершения внедрения ЛИМС в лабораториях предприятия, отрабатывается процедура взаимодействия персонала лабораторий и технологических подразделений ОАО «Березниковский содовый завод». Предстоит устранить ряд трудностей, связанных с адаптацией технологов к новым методам работы. Однако, с учетом полученного ранее опыта этот барьер будет в скором времени преодолен.
Стоит отметить, что появилась заинтересованность ЛИМС и у специалистов служб охраны труда и окружающей среды. В будущем предполагается охватить ЛИМС такие сферы деятельности предприятия как нормирование труда и отслеживание компетентности персонала лабораторий, учет оборудования и складских запасов и др.
Резюме
Сегодня с уверенностью можно сказать, что руководство ОАО «Березниковский содовый завод» не ошиблось ни в выборе информационного продукта, ни в выборе компании «ИндаСофт», оказавшей квалифицированную поддержку в процессе работы в новом формате.
Достигнутые результаты по улучшению деятельностью внутри лабораторий и наметившиеся позитивные изменения в технологических подразделениях предприятия открывают перед руководителями различного уровня скрытые ранее ресурсы повышения производительности труда, улучшения качества продукции, экономии сырья и энергоресурсов, а также положительной мотивации персонала.
Рис. 2. Интерфейс базы данных методик в рамках ЛИМС 
Рис. 3. Интерфейс лабораторного журнала в ЛИМС 
Рис. 5. Пример статистической обработки результатов измерений в ЛИМС 
